Datenschutzerklärung

1. Einleitung

Round Table Deutschland und seine Tische leben von einem aktiven Austausch unter Lebensfreunden. Der großartige Erfolg von Round Table lebt davon, dass die Tische aufgrund der Altersgrenze stets durch neue, motivierte Tabler unterstützt wird. Daher gehört es zum Selbstverständnis eines Tablers, die Aims and Objects von Round Table zu verinnerlichen, zu leben und andere dafür zu begeistern. Damit Interessierte ihren Weg zu einem Tisch bei sich vor Ort finden können, haben wir den Aspiranten-Manager eingerichtet. Hier können aktive Tabler und Ladies bzw. Old Tabler oder Tangents potentielle Neumitglieder vorschlagen.

Da es in der heutigen Zeit besonders wichtig ist, eigene aber auch fremde Daten vor einer unbefugten Verarbeitung zu schützen, gehört es zum Selbstverständnis auch von Round Table Deutschland, die Grundsätze der DSGVO und des BDSG zu achten. Damit alle beteiligten bestmöglich über die Verarbeitung ihrer Daten im Rahmen des Aspirant-Managers informiert sind, stellt Round Table diese Datenschutzerklärung bereit.

2. Angaben zum Verantwortlichen

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:
Round Table Deutschland
c/o der jeweils aktuell amtierende Präsident
von 10.06.2018 bis 15.06.2019 Björn Schirmer

3. Kontaktperson

Für datenschutzrechtliche Belange kannst du unmittelbar den Datenschutzbeauftragten (DSB) von Round Table Deutschland kontaktieren:
Daniel Steffen, datenschutz@round-table.de

4. Zweckgebundene Datenverwendung

Beim Aufruf des Aspiranten-Managers fallen Daten an, die einen Personenbezug zulassen, von uns jedoch ohne Herstellung des Personenbezugs zur Fehlersuche und zu statistischen Zwecken verwendet werden. Diesbezüglich verweisen wir auf unsere Datenschutzerklärung zur Internetpräsenz von Round Table Deutschland.

a) Daten der zu empfehlenden Person (Aspirant)
Damit der Aspiranten-Manager seinen Zweck erfüllen kann ist es erforderlich, dass die empfehlende Person
i) den Vornamen (die Angabe des Vornamens dient zur Identifizierung des Geschlechts, da ausschließlich Männer Mitglied bei Round Table werden können)
ii) die Postleitzahl (die Angabe der Postleitzahl dient der Zuordnung zu einem bestehenden Tisch)
iii) sowie die E-Mail-Adresse (ie Angabe der E-Mail-Adresse dient zur Kontaktaufnahme mit dem potentiellen Aspiranten)
des Aspiranten angibt.
Bevor dies erfolgen darf, hat sich die empfehlende Person vorab das Einverständnis des Aspiranten geben zu lassen und muss dies im Rahmen der Nutzung des Aspiranten-Managers versichern.

b) Daten der empfehlenden Person (Mitglied)
Das Mitglied hat im Rahmen der bestehenden Mitgliedschaft (RT, LC, OT, Tangents) die Zugehörigkeit zur jeweiligen Einrichtung (Tisch bzw. Circle) und darüber hinaus das persönliche Verhältnis zum Aspiranten anzugeben, damit eine Vorabentscheidung getroffen werden kann.

5. Ablauf der Empfehlung, Speicherdauer

Nach Angabe der erforderlichen Daten und der Bestätigung, dass das Mitglied das Einverständnis vom Aspiranten eingeholt hat, erhält der Aspirant eine E-Mail, welcher diese Datenschutzerklärung angehängt ist. Im Text der E-Mail ist die Angabe enthalten, wer (welches Mitglied) die Empfehlung eingestellt hat. Daneben enthält der Text einen personalisierten Link (User-ID), welcher einen Zugriff auf die bereits gespeicherten Daten ermöglicht. Dieser Link ist zwei Wochen gültig, danach werden die Daten gelöscht. Bei Aufruf des Links öffnet sich eine Übersicht der vorhandenen Daten. Hier kann der Aspirant das Löschen der Daten aktiv auswählen oder aber weitere personenbezogene Daten angeben. Diese sind freiwillig, erleichtern jedoch die Kontaktaufnahme nach der regionalen Zuordnung zu einem Tisch:

a) Nachname
b) Telefonnummer
c) Geburtsdatum (es gilt eine Altershöchstgrenze von 38 Jahren für die Erst-Aufnahme)
d) Adresse (in einzelnen Städten gibt es mehrere Tische; die Wohnanschrift kann zum Auffinden des nächstgelegenen Tisches genutzt werden)

Der Aspirant kann nach Sichtung und/oder Ergänzung der Daten die Kontaktaufnahme durch den Präsidenten des nächstgelegenen Tisches anfordern. Eine Weitergabe der Daten erfolgt nur innerhalb von Round Table Deutschland, mithin an einen oder mehrere Tische.

6. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die vorgenannten Daten werden zu den jeweils genannten Zwecken verwendet und haben folgende Rechtsgrundlage zum Gegenstand:

a) Durch Einwilligung
Wir haben die Einwilligung des Aspiranten über das Mitglied mitgeteilt bekommen. Die Nutzung erfolgt somit mit Zustimmung im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Die Einwilligung zur Datenverarbeitung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Auf eine bereits auf dieser Grundlage erfolgte Verarbeitung hat dieser Widerruf für die Zukunft keinen Einfluss.

b) Zu Zwecken der Vertragsanbahnung
Der Aspirant hat dem Mitglied sein grundsätzliches Interesse an einer Mitgliedschaft bei Round Table mitgeteilt. Da eine Aufnahme eine Empfehlung eines Mitgliedes voraussetzt, wird über den Aspiranten-Manager eine digitale Variante als Empfehlungsmöglichkeit geschaffen. Die Nutzung der Daten dient der Begründung einer Mitgliedschaft im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7. Controller und Prozessoren der Daten, Übertragung der Daten

Round Table Deutschland überträgt zu Verarbeitungszwecken keine personenbezogenen Daten außerhalb der EU oder EFTA.

Data Controller
Round Table Deutschland
datenschutz@round-table.de

Eine Übertragung in andere Länder erfolgt nicht zu Verarbeitungszwecken sondern allenfalls im Rahmen eines Aufrufs des Aspiranten-Managers durch ein Mitglied oder den Aspiranten über den personalisierten Link.

8. Sicherheit der Daten

Wir verpflichten uns zum Schutz der personenbezogenen Daten unserer Mitglieder und Aspiranten. Wir setzen zum Schutz der Sicherheit von personenbezogenen Daten angemessene technische und administrative Maßnahmen um. Wir haben ein verbindliches System von Standards, Prinzipien, Regeln und Tools eingeführt, um einen effektiven Datenschutz und die Datensicherheit entsprechend der Industriestandards zu gewährleisten, insbesondere in Bezug auf Pseudonymisierung, Verschlüsselung, Zugang und Aufbewahrung, als Schutz gegen unberechtigten Zugriff und die unnötige Speicherung von personenbezogenen Daten in unserem System. Die Daten werden ausschließlich von Mitgliedern mit administrativen Aufgaben und den genannten Partnern verarbeitet. Falls die Daten von den Partnern verarbeitet werden, wird jede eventuell erforderliche Übertragung unter strikter Beachtung der geltenden Schutzbestimmungen, ausreichender Sicherheit, nur in dem für die Erbringung des Dienstes des Aspiranten-Managers erforderlichen Umfang und auf der Grundlage einer schriftlichen Vereinbarung in Übereinstimmung mit den geltenden gesetzlichen Bestimmungen durchgeführt.

9. Recht auf Auskunft

Ein Mitglied und ein Aspirant haben gleichermaßen das Recht, Auskunft darüber zu erhalten, welche Daten bezüglich der Person erhoben oder gespeichert worden sind. Mitgeteilte personenbezogene Daten können jederzeit über den personalisierten Link geprüft werden. Auf Wunsch erteilt Round Table Deutschland unentgeltlich Auskunft über die Erhebung, Speicherung und Nutzung personenbezogener Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften.

10. Recht auf Berichtigung, auf Vergessenwerden und die Dauer der Datenspeicherung

Ein Aspirant oder ein Mitglied können die Informationen über sich selbst ändern und korrigieren, indem der personalisierte Link aufgerufen wird. Es besteht das Recht, jeweils personenbezogene Daten auf Wunsch vollständig und dauerhaft zu löschen. Sollte ein Aspirant nach Erhalt der ersten E-Mail seine Empfehlung nicht innerhalb von zwei Wochen durch Aufruf des personalisierten Links bestätigen, so wird der diesen Empfehlungsvorgang betreffende Datensatz automatisch gelöscht. Das Mitglied muss die Empfehlung somit erneut eingeben, sofern der Aspirant einen neuen Versuch unternehmen möchte. Wenn ein Mitglied oder ein Aspirant es wünscht, dass seine persönlichen Daten korrigiert oder gelöscht werden, genügt eine Mitteilung an datenschutz@round-table.de unter Angabe der spezifischen Informationen, die zu korrigieren, zu aktualisieren oder zu löschen ist, zusammen mit einer angemessenen Form der Identifizierung, um die Rechtmäßigkeit der Anfrage sicherzustellen. Diese Anträge unterliegen den für Round Table Deutschland geltenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Personenbezogene Daten werden auf Wunsch in allen Datenbanken von Round Table Deutschland, gelöscht. Um den technischen Betrieb zu sichern, erstellt Round Table Deutschland Backups aller Datenbanken, die innerhalb von vier Wochen automatisch überschrieben werden. Bitte beachte, dass aufgrund dieses Verfahrens, welches für einen ordentlichen Betrieb unserer Systeme notwendig ist, eine Latenzzeit von 30 Tagen zwischen der Entfernung aus den aktiven Datenbanken und etwaigen Sicherungskopien liegt. Bitte beachte, dass wir dir die Nutzung nach der Entfernung der Daten möglicherweise nicht mehr vollständig zur Verfügung stellen können. Deine Daten werden in der Regel so lange gespeichert, wie es das Vertragsanbahnungsverhältnis mit Round Table Deutschland erfordert. Sollte eine Empfehlung innerhalb von sechs Monaten nicht zu einer Aufnahme führen, so werden die Daten automatisch gelöscht. Sollte eine Aufnahme erfolgen, so stellt die Mitgliedschaft fortan die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung dar (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ein Mitglied oder ein Aspirant hat das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde seines Bundeslandes einzureichen, wenn die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch Round Table Deutschland als rechtswidrig angesehen wird.

11. Recht auf Datenübertragbarkeit

Diejenigen Daten, die auf Grundlage einer Einwilligung des Aspiranten verarbeitet werden und diejenigen Daten, die im Rahmen der Anbahnung eines Vertrages verarbeitet werden, können jederzeit vom Verantwortlichen im CSV oder XLSX-Format herausverlangt werden.